汇业评论

文 | 洪桂彬 汇业律师事务所 合伙人

在“降本增效”成为热词的当下，企业的合规意识反而显得愈加重要，因为经济下行时，平时累积的风险成本很容易转化为“直接成本”。越是显而易见的降成本举措，越是蕴藏着巨大的风险。从中长期防范和控制劳动人事合规风险的角度，根据笔者的经验，企业宜建立如下“三道劳动人事合规防线”：

第一道防线：界定员工和公司之间的权利义务关系

一部分劳动争议的发生，恰恰与公司和员工之间权利义务界定不清晰有关。以奖金为例，很多公司在offer中提及有年度奖金，需根据业绩和个人表现确定发放，具体以公司制度为准。但事后公司并未制定有关奖金的具体政策，在历年的奖金发放中有时员工都不清楚奖金的计算方式，一旦离职就为奖金争议埋下了伏笔。这不仅给公司带来合规风险，更可能影响员工激励和保留。因此，确定员工和公司之间的权利义务关系是劳动人事合规管理的第一道防线，主要内容包括：

（1）员工的工资标准、工资结构、福利类型；

（2）员工各类假期及其行使的程序；

（3）公司实施绩效考核、职务任免、调岗调薪的实体和程序规定；

（4）公司的行为准则以及何种情况下将导致劳动合同解除终止；

（5）员工失职或给公司造成损失的处理；

（6）公司各类资源的使用规定（如电脑、系统、电子邮件等）。

公司一般需通过offer、劳动合同、薪酬确认书、各类协议、各类规章制度、操作表单等。确定相关权利义务，还应当把握以下原则：

1、依法确定

如公司通过规章制度对设定义务的，应确保主体合法和程序合法，如涉及奖金的相关制度应履行民主程序，听取工会、职工代表或全体职工意见。而非只是通过几个PPT宣讲一下即可。

2、清晰确定

是指用人单位确定相关权利义务时应当内容明确，避免产生歧义。如涉及奖金的发放，需要完整的界定相关前提条件，如员工病假、违纪失职、公司亏损、提前离职等是否会影响奖金发放，如果模糊处理则可能会导致作出对单位不利的解释。同时，用人单位应尽可能保持合同协议和制度一致，避免相互矛盾。

3、合理确定

是指用人单位确定相关权利义务时应当公平合理，避免过度排除员工权利，比如对于劳动报酬性质的提成，公司规定以发放时在职作为前提条件，往往难以获得法院支持。再如用人单位规定病假单晚交作旷工处理，则有滥用权利之嫌。

第二道防线：对高频业务场景设定示范性做法和操作流程

对HR部门而言，涉及员工关系的处理可以根据重要程度和发生频率进行区分，如员工死亡属于重要紧急但是低频的事务，但是对于员工泡病假、违纪处理、绩效改进、岗位撤销、解除终止等重要又高频的业务场景，企业宜建构明确的操作标准，以减少人为失误，比如以合同到期终止为例。如果HR不注意审查解雇保护情形，则可能导致合同终止违法，增加了企业的赔偿成本。要达到防范和控制合规风险的目的，具体业务场景的示范性做法应满足以下要求：

1、标准化

即同类场景应当执行相同的步骤和程序，按照检查清单思维进行设计，必须涵盖操作节点中可能使用的文本或工具，固定相关“证据”。

2、流程化

每一类业务场景都很难依靠公司某个具体员工的单打独斗，比如以人员优化为例，可能涉及HR、直线管理者、法务、工会的不同分工，因此在何时的时间节点向不同的参与者分配管理责任有助于完成一类场景的闭环操作，做到既有分工又有合作。

3、信息化

企业操作具体的案例如果没有信息存储作为依托，则很难实施检查，如公司如果没有详细的病假管理登记，甚至很难精准计算员工的医疗期。人力资源信息存储是合规管理的基础工作之一。

第三道防线：赋能各级管理者正确行使用工管理权

员工与公司签订劳动合同，接受公司的管理，但公司虽有独立人格，但却是拟制主体，只能委托各级管理者对员工行使劳动管理权，劳动者对管理者善意、合理、有限度的行使管理权抱有合理期待，如果管理者滥用管理权，如任意调岗调薪、安排员工执行不可能完成的任务，则不仅可能导致矛盾激化，更可能产生争议乃至舆情事件。因而，赋能各级管理者正确行使管理权是劳动人事合规管理的重中之重。

根据笔者的经验，企业可以尝试在以下方面着墨以解决上述矛盾：

1、赋能培训：

很多管理者从普通员工晋升而来，却缺乏员工关系的管理培训，有些法律意识、合规意识比员工还单薄，此迫切需要通过培训、辅导补齐管理者的短板，不仅要激发他们合作的意愿，更重要的是提升他们的员工关系处理能力。HR部门要把业务部门经理培养成“战友”而非“猪队友”。

2、责任分配：

只是靠引导和激励难以实现管理者在员工关系上的“合作意愿”，通常应当向管理者分配管理职责，将员工的管理和发展作为业务经理的重要考核指标之一，管理者不仅要对业务目标负责，也需要对团队建设、人员管理的风险负责，不仅要打造管理者的胜任力模型，而且要付诸绩效考核实践。

3、流程指引：

员工管理的微观场景一部分依赖于管理者的管理风格和人格魅力，但在涉及员工切身利益的思想上，公司需要建构具体的制度流程，指导管理者如何完成标准化操作，以绩效改进为例，管理者需要知道完整的流程是什么，如绩效回顾和目标设定要做到什么程度，应该安排几次面对面的沟通，规范的绩效辅导应当如何留存痕迹。按照具体的程序行使管理权有助于限制管理者滥用权利，更有助于提升他们的合规意识。

备注：

（1）笔者参与编写的《劳动人事合规管理指南》（2023年3月再版）一书提供了200多个合规要点，可以作为确定员工与公司之间的权利义务关系的有益参考。

（2）笔者所著《HR全流程法律指南-企业劳动用工合规管理指引》（2023年9月出版，荣登京东法律实务图书排行版第4位）一书提供了45个合规指引，为HR部门操作高频业务场景提供了规范的示范性做法。

（3）笔者撰写的《管理者全程法律顾问-非HR高效员工管理指南》（2020年7月出版）一书系针对直线管理者的劳动法著作，积累了过去十年的授课经验，可以作为HR赋能管理者的有益参考。

*以上三本著作均在京东、当当有售。