汇业评论

文 | 杨杰 合伙人 王涵 律师 汇业律师事务所

2013年1月进出口物流公司A、B签订《货运代理委托协议书》，约定A委托B代理货物出口的运输及相关事宜。根据约定，A就每一单出口货物向B出具货运代理委托书， 2015年12月，A发现其业务员王某等人存在擅自违规操作，存在多笔由A向B付款但并无实际委托业务发生。经司法审计，表明B公司员工多收取A费用共计434,335.52元。

后A向上海市公安局某分局经侦支队报案称：A公司员工王某、吴某某在2015年4月利用非法虚构没有发生过的业务，导致A公司向有关公司错误付款并将16万余元占为己有，涉嫌职务侵占罪。2016年3月25日，该局出具立案告知书，认为符合刑事立案条件，已决定立案。

一、进出口供应链内部舞弊的危害

近年来，员工利用公司在进出口供应链管理薄弱环节，通过高报费用（有费用但虚构增加）、伪报费用（没有费用虚构费用），将公司资金占为己有，被诉诸职务侵占的事情屡有发生，但实际情况可能比追究刑事责任的案件更为普遍，因为实际上能够被公司查发的只是很小一部分，而即使被公司查发，最后也因为种种原因，通过公司内部渠道处理解决，而没有成为案件。目前在进出口供应链领域的职务侵占行为是公司贸易或业务管理中比较突出的问题。

进出口供应链领域的职务侵占对公司有哪些危害呢，除了经济损失，潜在危害要比表面危害更严重：

首先是经济损失。

职务侵占导致公司损失，这是职务侵占的普遍规律，但是在供应链环节，还有其特殊性：

第一是累积性。换句话说这个类型的侵占是聚沙成塔式的，毕竟只是代理费、检验费、杂费什么的，单票价格不会很高，无论在原有基础上加价也好，伪造费用也好。一种收费项目能够虚报伪报的，一般也就几百到几千的量，但是大多数公司进出口活动都是持续进行的，比如进料加工型企业或者进口销售型企业或者跨境电商，供应链是不能断的；物流公司，就更频繁了，公司业务就是进出口，天天有大量进出口费用。这样累积起来，几年下来就能有几十万的侵占额度，对一个中小型企业来说，就是一笔不小的数目。而且发现越晚，损失越大。

第二是隐蔽性。不要小看进出口供应链的物流过程，其中的专业性还是很强的，这是个熟手的世界，门外人根本搞不清里面的门道，再加上监管部门的政策也比较繁杂、以及口岸上的费用缺乏一定的透明度，不同的货物不同的流程，以及进出口过程中遇到的各种不可测因素等，都会导致费用差异，所以无法用一把尺子去衡量所有货物费用的合理性，无法从报销的账面上看出花头，所以，只有专业的人员才可能有能力去挖掘其中伎俩。

第三是关联性。一方面是费用是关联性的，就拿进口来说，从运费、保险费开始，后面会接连产生诸如抽单费、换单费、文件费、报关费、报检费、拖运费、仓储费、还箱费、码头超期费、集装箱超期费等等，几乎每个进口环节都会产生费用，这也给职务侵占带来便利，他只要虚构一个事实，往往可以伪报出多项费用。二是作案方法是与代理公司员工关联的，要侵占进出口费用，员工一般不能直接获得公司的付款，而是要从公司付给代理公司的代理费中，获得回扣。

在汇业海关和贸易合规团队参与办理的案件中，实施内部侵占的员工会在事实面前要么供认不讳，要么不再抵赖，由此而产生的开除、主动辞职、乃至退赔侵占款项等等，一般都没有问题。但是如果进口货物同时存在违规瑕疵，员工必然会对公司提出举报威胁，从而在具体处理上讨价还价，比如要求在辞职时公司支付巨额赔偿金、要求公司切割其在违规申报行为中的责任等等，更有甚者，参与侵占活动的代理公司员工也会参合进来，给公司压力。

其次是管理架空。

我们发现容易与职务侵占相伴生的一个现象是，进出口供应链中的操作岗位设置存在较大问题。有些公司可能更重视采购、生产、销售等岗位，而认为物流操作只是无关紧要的，所以在控制上就比较轻视，不愿意投入更多的人力或资金成本，整个公司懂得物流操作的就一个员工，无论其上级负责人，还是其他协同部门员工，都没有进出口操作的经验，都不了解进出口具体实践，因此在供应链进出口费用这个环节上，物流操作员工就掌握了唯一话语权，这就导致：

一方面，在管理上，物流操作员工成为了费用的唯一审核者，其他人就是存在质疑，也提不出具体疑点或道理，他说什么就认可什么，费用审核层级再多，也只能形同虚设。

另一方面，这个物流操作对公司实际经营决策也产生了一定影响，什么能进出口什么不能进出口，进出口货物的物流成本是多少，可能会产生哪些额外费用，额外费用合不合理，也都由他说了算。

第三，在公司的供应链战略发展方面，需要外包哪些业务，具体选择哪些代理公司合作、具体合作的框架内容与价格博弈，也需要这个物流给出具体意见，这又给侵占者以可乘之机。

二、进出口供应链中内部舞弊的成因

之所以供应链的进出口环节容易成为舞弊侵占行为的高发区，原因是多方面，我们前面所说的侵占行为对公司管理上危害，从另一个角度说，也可理解为促成员工产生侵占动机和行动的成因之一，但是目前我国进出口领域中存在的一些客观问题，更是为舞弊现象的产生，提供了温床，这些问题包括：

（一）复杂的进出口环节

一项货物的进出口，在普通人看来，可能就是一项运输活动，就好像国内运输一样，从一个地方运到另一个地方，进出口无非是跨境运输而已，事实没有这么简单，进出口活动一般要牵涉到运输、保险、码头、海关（包括以前的检验检疫）、拖运，仓储等环节，每一个环节都会有费用产生，而且可能还不止一项费用，而是否需要经历这些环节取决于进出口的不同情况：我们下面举几个例子，当然进出口环节很多，还不能涵盖所有情况：

首先是物流渠道，比如保税仓储进口就要比一般货物进口多一道港区至保税区的拖运环节，拼箱货要比整箱货多一道海关监管仓库的拆箱环节。

其次货物品种不同，也会产生额外的环节，典型的是商品检验检疫，我国对进出口商品的检验检疫有专门的目录，目录内的商品进出境必须经过商品检验或检疫，未进入目录的商品就少了一道检验检疫环节。再比如危险品，进口的危险品必须在指定的海关危险品监管仓库查验，这样就可能产生额外的拖运环节和仓储环节。

即使物流渠道相同的同种货物，进出口过程中还会随机遇到一些情况，从而增加不同的环节，比如出口货物落箱，没有及时上船，就会增加相应的拖运和仓储环节，退关的话还会产生二次报关的环节。再比如，由于种种原因，进口货物未放行，港口内部不可能让集装箱货物这样无限期的存放，需要将货物疏至专门的监管仓库，这样就可能产生额外的疏港环节。

以上这些例子说明，在不同的进出口情况下，相关环节是存在或有性和随机性的，公司普通员工可能无法搞清。由于环节与费用直接相关联，这也给内部侵占提供了便利，比如把某次进出口随机产生的环节，伪报为适用于所有进出口货物的环节，从而虚报费用；或者将某种特殊货物进口时需要经历的专门环节，在公司其他普通货物进口时，也将其列入必须环节，每次进出口都虚报一笔费用。

（二）复杂的监管措施

毋庸讳言，目前的监管措施的技术含量越来越高，此处说的技术含量不是指计算机技术，而是关税技术，一个商品进出口，如何确定税号，如何确定进口货物价格、如何确定原产地，如何适用商品国家技术标准、如何应对检查等等，这些技术问题直接关系到货物能不能进口、需不需要许可证、承担多少关税等等，这些问题或多或少困扰着大多数进出口企业，企业需要解决这些问题，同时也为内部舞弊制造了温床，在一些案件中，内部员工与外部代理公司员工串通，利用公司对海关监管措施不熟悉而产生的恐惧心理，或者虚构一些无中生有的海关监管措施，或者夸大海关监管措施的严厉性，然后虚构所谓的海关搞定费，当然具体入账时，现在基本上没有再像以前那样用搞定费的名目，而是提高代理费或者其他费用的形式收取，问题在于到底是否存在这种监管措施，一般公司恐怕是不太敢直接去查问的，在解决麻烦的名义下，公司自然无话可说。

（三）国际物流费用不透明

一是收费主体不透明。这里的不透明主要是针对公司自身而言，进出口环节中，可能涉及收费的单位有运输公司、运输车队、仓库、监管场地、报关公司以及一些监管机关，公司往往搞不清楚哪些单位会收取费用，哪些单位不收取费用，比如舞弊行为中，往往把一些虚构的费用列名为海关收费，企业一看是海关收费，往往无话可说，但是实际上，海关在监管过程中，虽然会出现很多操作或者作业，但是除了检验检疫环节，其他手续一般是不会收费的。

二是收费种类不透明。不同的船公司、航空公司、监管场地有不同的收费种类，有时候同一种费用，名称还不一样，有些费用会随着运输行情调整，这又给舞弊行为提供了可乘之机。

三是收费标准不透明。这也是个问题，我们很少能在公开渠道找到收费单位的收费标准，有些费用就是贴在收费窗口的，有些费用也是随行就市的不断调整。

由于进出口环节的或有性和随机性，以及上述费用的动态调整，物流行业似乎有这样一个规矩，就是在签订代理合同时，一般无法确定具体某一票进出口货物的全部费用，而是要到货物最终完成配送后，才能出账单，经公司审核后付款，而账单一般不会附上上述费用的第三方发票，当然这也是一定的客观原因使然，但正因如此，公司也无从事先核对这些费用的准确性，一般而言，费用上下不是很离谱，公司往往也就囫囵过去，这也是产生舞弊侵占的一个机会。

（四）侥幸心理

我们做进出口供应链的人往往都说这个行业很难做，原因就是一方面监管机关的监管政策繁冗复杂，一不小心就是补税、罚款，甚至货物不能进来，还要退运出去，不能向公司交待；另一方面，公司对物流的效率和物流的成本要求非常严格，但是进出口环节不可控的因素太多，很难做到面面俱到。对于这些问题，有些公司的部门主管就会授意或者默许操作人员通过一些打擦边球的方式，在这些操作之下，物流操作往往会产生一些不平衡心理，典型的逻辑是：员工承担了较大风险，可是好像没有得到什么好处，所以即使发生了侵占情事，被公司发现，由于员工捏着公司把柄，公司也不敢声张。在我们接触的一些案件中，公司存在合规瑕疵的，员工往往会产生这样的心理。

三、进出口供应链中内部舞弊的防范

（一）业务岗位分权

在我们接触的一些生产型或贸易型企业中，容易产生进出口供应链内部侵占问题的企业，往往在代理商采购、实际操作和控制监督环节由一个操作员统一管理，或者，虽然在这三个环节存在名义上的分权机制，但是，实际上除了具体操作人员之外，采购岗位或者监督岗位不太熟悉进出口供应链业务，因此分权也形同虚设，往往供应链代理商由熟悉进出口供应链圈子的操作代为推荐，推荐之后，采购岗位最多在价格方面把把关，但是对代理商的质量、信用及行业内的口碑无法做出进一步评估，即使在价格方面，由于代理商一般没有公开的市场价格，而服务品质的差异往往也很难用价格来估量，因此实际上采购环节，操作岗位的推荐起到了很大作用。在监督环节，一般国内中小型公司很少设置贸易合规岗位，代之以操作岗位的上级负责人，作为这个岗位的监督，但是部分上级负责人并非物流出身，有些是采购或者其他部门的负责人、副总等，从专业经验上无法形成对供应链的有效监督。所以，这三个环节还是由操作岗位实际实施。

我们认为，对于外贸进出口物流的有效控制，应当建立三权分立机制，三权是指上面所说的代理商采购、实际操作和控制监督三项权力，并且把这三项权利分别交由不同岗位或部门实施，目前很多外资公司在内部设立了贸易合规岗位，甚至贸易合规部，一方面负责进出口贸易的合规管理，同时也对进出口过程中的各项单据进行定期审计，既为发现可能存在合规漏洞，也在客观上对内部侵占活动给予重要监督。

（二）合规培训

当然，显而易见的是，分权的有效运作，是以有关的进出口物流专业基础知识为前提的，就像前文所述，相关职位或部门不熟悉相关业务知识，很难在分权机制中起到应有的作用，当然分权也就形同虚设。

但是公司常常遇到的问题是，实际上参与分权控制机制的员工，大多数并非专业出身，可能只是生产、销售、售后等岗位的调任人员，那么他们怎么迅速熟悉一些专业知识呢，当然员工没有必要去进行专门的证书考试，但是可以通过短期培训增强这方面的业务能力，比如可以是兄弟公司、关联公司相互培训，也可以邀请外部律师对一些常见的基础性实务问题进行短期授课。这种形式目前在外资企业中还是比较普遍的。

一般而言，培训人员范围，应当包括分权机制中所有从事操作、采购和监督职位或部门人员；培训内容，涉及关务和货运代理的一些实务知识和最新发展。培训管理上，一般由贸易合规部门进行负责，一方面施行培训签到管理，另一方面组织一定的考核措施。

（三）对代理公司的监督

代理公司的类型：企业要开展一项进出口活动，由于专业能力或者许可资质的关系，势必要在不同环节借助不同的代理公司实施协助，比如在订舱环节需要船代、报关环节可能需要报关公司、境内拖运环节也可能需要拖运公司等。当然，最常见的是把整个进出项目均交由一个物流代理公司负责，由他们统一代理各个进出口环节。

我们说，内部侵占是一个巴掌拍不响，员工要实施侵占行为，势必要与外部代理公司员工相勾结，通过支付高报或者虚报的费用，在回扣中取得收益。所以公司也要对代理公司有所制约，毕竟你是他的上家，他希望把生意做下去，特别是一些比较正规的代理公司，一定范围内他是愿意配合的。

监督制约的方式，一是公司内部审计，审计由代理公司员工经手的货物单证、票据等，从中发现不合理的疑点，二是在合同中加以约束，可以就合规和舞弊防控事项专门签订一个双方备忘录，作为合同一个组成部分，一方面就进出口合规事项作出相互的承诺，另一方面就防范内部舞弊的相互配合，制定相关措施及责任的追究形式，正规的代理公司也不希望自己的员工发生勾结舞弊的行为。

（四）贸易审计

贸易审计，是一种能在短时期内迅速发现公司内部侵占行为的突击方法，原是指通过对公司进出口单证审核、人员访谈等方式，了解公司进出口活动的实际状况，从而评估公司在进出口领域中的合规风险问题，但是毫无疑问，贸易审计同时能感知可能存在的进出口环节内部侵占行为，我们做过一些外资公司的贸易合规审计，也做过一些进出口供应链领域的内部侵占舞弊审计，两者的审计方式差别不大，只是侧重点有所不同，相同的是我们基本可以重构进出口货物的基本流程和环节，从而分析相关费用的必要性和合理性。一般而言公司自行发现的一些蛛丝马迹，可能会需要专项审计，但如果只是预防性的体检，那么年度审计就足够了。有些公司内部进出口专业人员力量充实，自行实施内部审计就有足够的基础，否则还是需要邀请外部专家提供审计服务。内部审计在频率上可以稍高一些，有些公司对这方面非常重视，所以规定每月都要对不少于当月进出口货物票数10%的量进行定期审计，外部审计就没有必要频率很高，可以结合公司不同时期的工作重点或关键问题开展随机审计。

（五）合规文化

管理层特别是高级管理层对合规管理的态度，多多少少会影响员工的做事动机，对合规理念秉持高度遵守的态度，首先就要求公司高层能够一以贯之的严格遵守法律法规，以及公司自行制定的规章制度。

公司对合规文化的宣示，很重要的一个时机是，在出现公司不同价值目标冲突时，就进出口供应链而言，物流效率、物流成本等关键性要素都会出现与合规行为相冲突的情事，在这时候，如果公司为了确保效率与成本而选择打擦边球，走灰色地带，从而实际上放弃对合规理念的遵从，那么员工就会明白，公司对合规文化的真正态度，至少在潜意识上，他会对合规要求形成更排斥的态度，从而产生不良心态。相反，如果公司在面临抉择时，谨慎的选择了合规行为，可能对成本和效率做了牺牲，那么员工就会了解公司对合规管理的决心和态度，以及公司对非法行为必然作出的不予容忍的反映。

合规文化的另一个作用是，提倡员工能够向公司高层举报其发现的违规行为，这一点在反舞弊工作中具有突出的作用和地位，因为侵占行为的隐蔽性，往往会使管理层灯下黑，而同事间的近距离协同工作，则使得基层员工同事更有可能及早发现一些舞弊行为，员工往往有自扫门前雪的不惹事观念，合规文化的创建不仅促使员工有主动的意愿与违规行为划清界限，更有利于建立与违规行为相抗争的氛围。